Savoir tirer avantage de la location d’une salle de réunion grâce à une rencontre organisée, ciblée et productive
Peu importe le secteur d’activité, les employés d’une entreprise sont du même avis : ils manquent tous de temps! La multiplication de modes de communication et la surcharge au travail font en sorte que les informations partagées doivent être ciblées et précises afin d’éviter du temps « gaspillé ». Les réunions d’affaires se classent ainsi dans la même catégorie. Alors, avant de confirmer la location de votre salle de réunion et d’inviter vos collègues à une rencontre, sachez tirer avantage de ces quelques astuces pour rendre votre prochaine rencontre plus productive!
Établissez un objectif
Bien avant d’avoir confirmé la location de votre salle de conférence, l’objectif de votre rencontre doit être plus ou moins établi. Celui-ci servira à déterminer les points à discuter et vous aidera à établir un ordre du jour précis. Les grandes lignes à discuter ainsi que le temps nécessaire doivent être clairement indiqués et remis aux participants au préalable. Assurez-vous que l’ordre du jour indique clairement le début et la fin de la rencontre, par exemple, de 15h à 16h15, afin d’éviter des rencontres interminables qui « tournent autour du pot ».
Responsabilisez vos employés
Lorsque vous convoquez les gens à une réunion, il est important d’identifier les responsabilités qui leur sont confiées. Cela peut être aussi simple que de préparer un compte rendu de 5 minutes sur leurs récentes réalisations ou leurs projets en cours. Assignez aussi la responsabilité de noter les questions et commentaires à une personne qui pourra ensuite souligner les sujets qui n’ont pas été adressés. Cela vous permettra de vous concentrer sur la matière et non la forme de la réunion.
Invitez les membres appropriés
L’emplacement de la salle de réunion ou de conférence est important pour que tous les invités puissent y atteindre. Assurez-vous d’inviter les membres du personnel qui sont directement concernés par l’information qui sera partagée et qu’ils pourront, par la suite, communiquer ces informations aux membres de leurs équipes. Bien que votre message puisse s’appliquer à une demi de votre organisation, si celle-ci est gérée par une petite portion, assurez-vous que ces derniers sont à la rencontre et qu’ils sont au courant de leur responsabilité de communiquer directement avec leurs équipes.
Créez des actions concrètes
Une fois la rencontre terminée, demandez à vos employés une petite récapitulation de ce qui vient d’être présenté. Par exemple, en une minute, qu’ont-ils appris lors de cette rencontre, quelles sont les prochaines étapes, quelle est la chose la plus pratique qui ressort du matériel présenté, etc. S’il y a lieu, assurez-vous d’assigner des tâches pratiques aux membres de votre équipe et de faire un suivi en temps opportun.
Simplement dit, les rencontres doivent être bien organisées avec des consignes claires afin d’en tirer le maximum. Sinon, vous risquez de perdre l’intérêt de vos employés, rater la communication de votre message et de créer des attentes négatives face à la prochaine rencontre.
