Location d’une salle de réunion moderne et utilisation de nouvelles technologies
Pour une compagnie qui opère principalement en télétravail, la réunion est le moment de montrer ses véritables couleurs à ses collaborateurs et à ses clients. Inspirez-vous des 5 astuces ci-dessous pour mener des rencontres au goût du jour.
1) Doodle pour choisir la date et l’heure de votre réunion
Avant même la location de votre salle de réunion, la première étape de l’organisation d’une rencontre est bien sûr d’en fixer la date et l’heure. Doodle est un outil de planification qui permet aux participants d’une réunion future de partager leur disponibilité en cochant des cases dans un tableau. Un seul coup d’œil suffit ensuite à identifier la plage horaire qui convient à tous.
2) Un agenda virtuel pour confirmer votre présence et ne rien oublier
Les utilisateurs des calendriers virtuels de type Outlook ou Google Calender peuvent y inscrire leurs activités, envoyer, accepter ou refuser des invitations à des rencontres et même synchroniser le calendrier avec leurs événements Facebook à venir. Les organisateurs connaissent ainsi le nombre exact de participants au moment de la location de la salle de réunion et ces derniers recevront des notifications sur leur appareil mobile. Vous n’avez plus aucune raison de rater un rendez-vous, ou d’oublier l’anniversaire de vos amis!
3) Un ordre du jour en version électronique seulement
Ce ne devrait plus être une surprise pour personne : les documents imprimés sont totalement dépassés. À l’heure où tout le monde se balade avec un mini-ordinateur dans ses poches, nul besoin de fournir une copie papier de votre ordre du jour. N’hésitez pas à en informer les participants d’une réunion qui pourraient choisir d’apporter leur tablette électronique.
4) Des participants des quatre coins du monde grâce à Skype
Le temps où il fallait parcourir plusieurs centaines de kilomètres pour assister activement à une réunion de quelques heures est révolu. De la classique conférence téléphonique à la réunion Skype, en passant par FaceTime, une foule d’options s’offrent désormais à vous. Ces nouvelles technologies permettent de réaliser des économies substantielles en temps et en frais de déplacement. Tentez tout de même de trouver le meilleur emplacement possible au moment de faire la location d’une salle de réunion.
5) Un espace de travail collaboratif pour vous simplifier la vie
Grâce aux espaces de travail collaboratifs sur le Web, vous n’avez plus à envoyer un même document par courriel une dizaine de fois. Vous avez fini de perdre un temps précieux à chercher la version la plus récente d’un document. Aujourd’hui, il est possible de travailler simultanément dans un même document qui est enregistré automatiquement après chaque changement. C’est l’outil tout désigné pour les rencontres d’un groupe de travail qui nécessite la location d’une salle de réunion.
